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Förderprojekt "Digitale Aktenführung"

Das Förderprojekt "Verwaltungsweite Einführung eines digitalen Aktenplans" wurde erfolgreich zum 31.12.2021 abgeschlossen. Das Projektziel wurde zu 100% erreicht.

Förderprojekt „Verwaltungsweite Einführung des digitalen Aktenplans“

Die voranschreitende Digitalisierung betrifft seit Jahren auch immer mehr die öffentliche Verwaltung - sowohl hinsichtlich interner Arbeitsprozesse als auch in der Interaktion mit Bürger*innen. Beschleunigt wird diese Entwicklung sowohl von der Erwartungshaltung der Wuppertaler Einwohner*innen, als auch durch entsprechende Bundes- und Landesgesetze. Beispielhaft zu nennen ist das E-Government-Gesetz, das auch die Kommunen dazu verpflichtet ihre Verwaltungsabläufe zu optimieren, zu digitalisieren und Akten ausschließlich elektronisch zu führen. Dazu zählt auch geeignete Lösungen zu etablieren, damit die analogen Bestandsakten in eine digitale Aktenführung transferiert werden. Eine verwaltungsweite digitale Aktenführung ist eine elementare Grundvoraussetzung für die Erreichung übergeordneter strategischer Verwaltungsziele, wie z.B. die Realisierung moderner Arbeitsweisen durch die zeitliche und räumliche Entkoppelung von Arbeitsleistungen (Homeoffice und Desk-Sharing).

Erfolgreiche Einführung eines digitalen Aktenplans

Durch die Förderung des Landes zum Modellprojekt "Einführung eines verwaltungsweiten digitalen Aktenplans" hat die Stadt Wuppertal einen wesentlichen Meilenstein zur digitalen Aktenführung erreicht. Bis zum 31.12.2021 wurden die Projektziele erreicht, und sämtliche Leistungseinheiten der Stadt Wuppertal inkl. der Eigenbetriebe können nun mit dem digitalen Aktenplan produktiv arbeiten. Als zentrale Dokumentenmanagementsoftware setzt die Stadt Wuppertal d.3 ein. Damit wurde auch der Grundstein für die verwaltungsweite Anbindung an den digitalen Posteingangsscan gelegt.

Sukzessiver Roll-Out des digitalen Posteingangs

Durch die Einführung des digitalen Aktenplans, kann nun ein sukzessiver Roll-Out des digitalen Posteingangs realisiert werden. Ziel ist dabei nicht nur die technische Schaffung der Voraussetzung zur Digitalisierung von Schriftgut, sondern auch die Definition der Prozesse, inkl. Öffnungsregeln für Poststücke, Schutzbedarfsanalyse in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, Regelungen für ersetzendes oder kopierendes Scannen, Regelungen über die Lagerung und Aufbewahrung des Scangutes sowie schlussendlich für dessen Vernichtung. Als Erstablageort des digitalisierten Schriftguts dient das Dokumentenmanagementsystem d.3. 

Vollständige Umstellung sämtlicher Fallakten in den kommenden Jahren

Im Zuge der Einführung des digitalen Aktenplans wurden bereits in einigen Leistungseinheiten zur Effizienzsteigerung Abgrenzungen zur Fallakte vorgenommen und im Rahmen von flankierenden Teilprojekten etabliert. Beispielhaft zu nennen für bereits produktive Fallakten sind die Wohnraumförderungsakte, die Vollstreckungsakte und die Steuerakte. In der Pilotierung befindet sich u.a. die umfangreiche digitale Personenakte mit einer Vielzahl an Unterfallakten. In der Konzeptionsphase befinden sich beispielhaft die Kinderbetreuungsakte sowie die Unterhaltsvorschussakte. Die vollständige Umstellung sämtlicher Fallakten ist eine wesentliche Kernaufgabe für die kommenden Jahre.

Digitalisierung von Bestandsakten als weiterer Meilenstein

Als weiterer Meilenstein der Digitalisierungsstrategie muss die Digitalisierung sämtlicher Bestandsakten erfolgen, die sich im papierhaften Bestand befinden - die Menge und rechtlichen Anforderungen sind jedoch hoch (u. a. gilt hier ebenfalls die TR-RESISCAN). Überall dort, wo die Stadt eine Rechtsicherheit benötigt wird bei der Digitalisierung von Bestandsakten weitestgehend eine Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern angestrebt. Für den Fall der Umsetzung des Projektes Bundesbahndirektion müssen bis zum Einzug alle Fallakten der betroffenen LEs umgestellt und alle Bestandsaktenarchive digitalisiert sein - ansonsten kann die Forderung eines Einzuges ohne Akten nicht erfüllt werden.

Ziel: Vollständige Automatisierung interner Verwaltungsprozesse

Eine vollumfängliche digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung beinhaltet auch das etablieren interner Workflows zur Bearbeitung, Freigabe, Kenntnisnahme oder Mitzeichnung der Schriftstücke. Mit Hilfe eines intelligenten Workflow-Managements lassen sich eine Vielzahl von Abläufen, die sich wiederholen und nach einem identischen Schema ablaufen optimieren. Im Fokus des Workflow-Managements steht die möglichst schlanke Modellierung und vollständige Automatisierung interner Verwaltungsprozesse. Hier steht Wuppertal noch am Anfang - jedoch wird dies ein beherrschendes Thema der Verwaltungsdigitalisierung der nächsten Jahre sein.
Wesentlicher Erfolgsfaktor der Umstellung auf eine "papierarme" Verwaltung ist nicht in erster Linie nur die Technik, sondern das sind Sie, die Beschäftigten. Daher möchten wir uns bei allen Kolleginnen und Kollegen recht herzlich dafür bedanken, dass Sie diesen Weg mit uns gehen und der Digitalisierung so positiv gegenüberstehen.

Nicole Sommer
Leiterin Competence Center E-Government

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Bildnachweise

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  • Stadt Wuppertal
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