In vielen Bereichen der Verwaltung hat die Digitalisierung trotz angespannter Haushaltslage in den letzten Jahren bereits Einzug gehalten. Zu nennen sind beispielhaft das Katasteramt mit den elektronischen Liegenschaftskarten, das Rechtsamt mit der elektronischen Vergabe, das Steueramt mit der elektronischen Steuerakte oder das Bäderamt mit dem elektronischen Kursmanager. Aber auch viele kleinere Maßnahmen wurden umgesetzt, vor allem gesteuert durch den Formularserver, der es den Bürger*innen ermöglicht, der Verwaltung mittels intelligenter Antragsassistenten Anliegen online zu senden.

Ein weiterer Schritt im Bereich der Digitalisierung von Bürgerservices war der Launch des Online-Serviceportals Ende 2019, womit die notwendige Plattform geschaffen wurde entsprechende digitale Bürgerservices zu entwickeln und bereitzustellen.

Das seit dem 16.07.2016 in Kraft getretene E-Government-Gesetz NRW und die Ernennung zur Modellkommune haben dem Digitalisierungsprozess in der Stadtverwaltung weiteren Anschub gegeben. Das strategische Ziel ist die Transformation der Stadt Wuppertal zur digitalen Verwaltung. Dabei sollen die Geschäftsprozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden.

Hierbei wird der strategische Grundsatz berücksichtigt, dass immer der gesamte Prozess betrachtet wird, d.h. von der Antragstellung durch den Bürger*in über die komplette Bearbeitung innerhalb der Verwaltung bis hin zur Erstellung von Bescheiden. Die Prozesse werden ganzheitlich betrachtet und immer erst vollständig analysiert und optimiert, bevor eine Digitalisierung stattfindet. 

Die Optimierung der Prozesse erfolgt unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen, den Anforderungen der DSGVO und vor dem Hintergrund der Informationssicherheit sowie nach standardisierten Effizienz- und Qualitätsfaktoren.

Effizienzfaktoren

• Werden Arbeitsschritte mehrfach durchgeführt?
• Finden Arbeitsschritte in der optimalen Reihenfolge statt?
• Sind alle Arbeitsschritte notwendig und auf welcher (gesetzlichen) Basis beruhen diese?
• Können Schritte automatisiert werden oder ist eine (menschliche) Prüfung notwendig?
• Weist ein Prozess Medienbrüche auf und können diese abgebaut werden?
• Werden Daten erhoben, die an anderer Stelle bereits vorhanden sind/abgefragt werden?
• Welche Schnittstellen bestehen im Prozess und können diese optimiert werden?

Qualitätsfaktoren

• Inwieweit können Antrag und Ergebnis eines Prozesses dem Antragsteller auch digital (im Online-Serviceportal) zur Verfügung gestellt werden (technisch und rechtlich)?
• Ist eine Verbesserung der Anträge und Bescheide in Bezug auf Verständlichkeit und Verkürzung für die Bürger*innen möglich (inkl. einfache Sprache)?
• Wären weitere Optimierungen und Ablaufbeschleunigungen möglich, wenn rechtliche Rahmenbedingungen aufgehoben oder gelockert werden können?

Mit der Digitalisierung wird dem demografischen Wandel entgegengesteuert. Denn nur durch digitale Prozesse können bei immer weniger Mitarbeiter*innen Service und Qualität aufrecht erhalten bleiben.